E-Surat, solusi tingkatkan layanan persuratan Wibraga

sdmuhwirobrajan3.sch.id. SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas layanan yang ada. Disposisi surat salah satunya. Alur informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan dalam lingkungan perkantoran. Seperti misalnya ada surat masuk, maka tidak sembarangan orang yang bisa menindaklanjutinya. Dalam lingkungan sekolah misalnya, semua surat masuk akan direkap oleh bagian admin untuk kemudian diteruskan kepada Kepala Sekolah. Dari Kepala Sekolah surat kemudian dibaca dan diberikan tugas kepada bagian terkait jika diperlukan.

Permasalahannya, Kepala Sekolah terlebih sekolah yang cukup padat dengan kegiatan, akan sering keluar sekolah untuk menyelesaikan urusan di luar lingkungan sekolah. Ini menjadi permasalahan utama dalam persuratan. Informasi surat masuk akan terlambat sampai kepada Kepala Sekolah yang kemudian Dispo juga akan terlambat diberikan. Mungkin beberapa instansi ada yang menggunakan media sosial, seperti WhatsApp, untuk mengurangi kelemahan tersebut. Namun, apakah cukup efektif dan efisien, mengingat memori gadget cukup kecil ?

Menjembatani hal tersebut, SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 berusaha untuk melakukan sebuah inovasi dalam hal tata surat menyurat. Sistem manajemen surat masuk yang awalnya dilakukan secara manual dengan berbagai kelemahannya, mulai tahun ini dirubah menjadi sistem manajemen digital. Manajemen surat dibuat dengan aplikasi yang bisa diakses dengan mudah oleh bagian yang berkepentingan. Sehingga, dimanapun kepala sekolah berada, surat yang masuk ke sekolah akan langsung diterima informasinya oleh kepala sekolah. Dispo surat pun bisa langsung diberikan oleh kepala sekolah dimanapun beliau berada. Seperti kasus sekarang ini, dimana kepala sekolah sedang mengikuti program Student Exchange di luar negeri. Proses dispo surat masuk tetap lancar dan bisa tersampaikan kepada bagian yang terkait, karena Aplikasi Manajemen Surat sudah di online kan.

Semoga SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 bisa terus melakukan inovasi-inovasi baru guna meningkatkan mutu layanan kepada masyarakat.